Microsoft Word, Excel und PowerPoint gehören für viele Menschen einfach zum Computer dazu. Ob Bewerbung, Brief, Haushaltsplan, Vereinsverwaltung oder Präsentation. Office-Programme werden überall eingesetzt.

Gleichzeitig muss man für solche Aufgaben nicht zwangsläufig Geld für Microsoft Office ausgeben. Mit ONLYOFFICE gibt es eine kostenlose Office-Suite, die sich stark an den bekannten Microsoft-Office-Formaten orientiert und unter Windows, macOS und Linux genutzt werden kann. Die Desktop-Editoren sind kostenlos und können auch ohne dauerhafte Internetverbindung eingesetzt werden.

Doch wie groß sind die Unterschiede wirklich?

Und reicht ONLYOFFICE für den privaten Alltag aus?

Was genau wird miteinander verglichen?

Bei Microsoft Office muss man zunächst unterscheiden. Heute stehen vor allem Microsoft 365 als Abonnement und Office 2024 als Einmalkauf zur Verfügung. Microsoft 365 enthält die jeweils aktuellen Versionen der Office-Programme und zusätzliche Cloud-Funktionen. Office 2024 wird einmal gekauft und erhält Sicherheitsupdates, aber keine laufenden neuen Funktionen.

ONLYOFFICE verfolgt ein anderes Modell. Die Desktop-Version ist kostenlos und Open Source. Sie enthält Programme für Textdokumente, Tabellen, Präsentationen, Formulare und PDF-Dateien.

Für diesen Vergleich schauen wir uns deshalb vor allem Word vs. ONLYOFFICE Document Editor, Excel vs. ONLYOFFICE Spreadsheet Editor und PowerPoint vs. ONLYOFFICE Presentation Editor an.

Microsoft Office und ONLYOFFICE im direkten Vergleich

Bereich	Microsoft Office	ONLYOFFICE
Textverarbeitung	Word	Document Editor
Tabellenkalkulation	Excel	Spreadsheet Editor
Präsentationen	PowerPoint	Presentation Editor
PDF-Funktionen	Je nach Version und Anwendung	Integrierter PDF-Editor
Kosten	Microsoft 365 als Abo oder Office 2024 als Kaufversion	Desktop-Version kostenlos
Open Source	Nein	Ja
Offline-Nutzung	Ja	Ja
Windows	Ja	Ja
macOS	Ja	Ja
Linux	Keine native Desktop-Version	Ja
DOCX	Ja	Ja
XLSX	Ja	Ja
PPTX	Ja	Ja
Cloud-Anbindung	Stark über Microsoft 365	Über verschiedene Cloud-Dienste möglich
Zusammenarbeit	Umfangreich in Microsoft 365	Online über entsprechende Cloud-Lösungen
Makros	VBA	Makros werden unterstützt
Konto für Desktop-Nutzung	Je nach Microsoft-Version und Aktivierung	Nicht zwingend erforderlich

ONLYOFFICE unterstützt unter anderem DOCX, XLSX und PPTX und bezeichnet die Kompatibilität mit Microsoft-Office-Formaten ausdrücklich als einen Schwerpunkt. Auch PDF-Dateien und ausfüllbare Formulare gehören inzwischen zum Funktionsumfang der Desktop-Suite.

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Microsoft Office

Microsoft Office ist seit vielen Jahren der Standard, an dem sich andere Office-Programme messen lassen. Das zeigt sich vor allem bei der Verbreitung.

Wenn Sie eine Word-Datei an einen anderen Menschen schicken, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass dieser mit DOCX bereits vertraut ist. Gleiches gilt für Excel-Dateien im XLSX-Format oder PowerPoint-Präsentationen im PPTX-Format.

Microsoft bietet außerdem eine sehr eng miteinander verbundene Umgebung. Microsoft 365 kombiniert Word, Excel und PowerPoint beispielsweise mit OneDrive und weiteren Microsoft-Diensten. Je nach Tarif kommen zusätzliche Anwendungen und Funktionen hinzu.

Vorteile von Microsoft Office

Ein großer Vorteil ist die breite Verbreitung.

Wenn Sie regelmäßig Dokumente mit Kunden, Kollegen, Vereinen oder anderen Organisationen austauschen, begegnen Ihnen die Microsoft-Formate fast automatisch.

Dazu kommt die umfangreiche Ausstattung. Vor allem Excel bietet zahlreiche Funktionen für komplexe Berechnungen, Auswertungen und Automatisierungen. Bei speziellen Arbeitsmappen oder bestehenden VBA-Makros kann es deshalb einen deutlichen Unterschied machen, ob die Datei direkt mit Excel oder mit einer alternativen Office-Suite geöffnet wird.

Auch die Zusammenarbeit ist eine Stärke von Microsoft 365. Dateien können über OneDrive gespeichert und gemeinsam bearbeitet werden. Die Programme sind eng mit dem Microsoft-Ökosystem verbunden.

Ein weiterer Punkt ist die langfristige Weiterentwicklung. Microsoft 365 erhält laufend neue Funktionen und Sicherheitsupdates. Bei Office 2024 gibt es dagegen nur Sicherheitsupdates und keine neuen Funktionsupdates.

Nachteile von Microsoft Office

Der offensichtlichste Nachteil sind die Kosten.

Microsoft 365 Single kostet im Microsoft Store derzeit 99 Euro pro Jahr. Microsoft 365 Family liegt bei 129 Euro pro Jahr. Office Home 2024 wird als Einmalkauf für 149 Euro angeboten. Preise können sich ändern.

Bei Microsoft 365 zahlen Sie also regelmäßig. Dafür erhalten Sie laufende Updates und zusätzliche Dienste.

Office 2024 funktioniert dagegen ohne laufendes Abonnement, bringt aber nicht automatisch neue Funktionen aus späteren Office-Versionen mit.

Für jemanden, der nur gelegentlich einen Brief schreibt oder eine einfache Tabelle führt, kann das durchaus mehr sein, als tatsächlich benötigt wird.

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ONLYOFFICE

ONLYOFFICE ist vielen Nutzern noch deutlich weniger bekannt als Microsoft Office.

Dabei bietet die Software inzwischen einen ziemlich umfangreichen Funktionsumfang. Die kostenlosen Desktop-Editoren gibt es für Windows, macOS und Linux. Sie können Dokumente, Tabellen und Präsentationen lokal auf dem Computer bearbeiten und auch ohne permanente Internetverbindung arbeiten.

Besonders interessant ist der Fokus auf Microsoft-Office-Formate. DOCX, XLSX und PPTX gehören zu den unterstützten Formaten. Gleichzeitig kann ONLYOFFICE auch mit anderen Formaten wie ODT, ODS und ODP umgehen.

Vorteile von ONLYOFFICE

Der wohl größte Vorteil ist schnell erklärt:

Die Desktop-Version ist kostenlos.

Sie benötigen kein laufendes Abonnement, um Dokumente, Tabellen und Präsentationen auf Ihrem Rechner zu bearbeiten.

Interessant ist außerdem die starke Ausrichtung auf die Microsoft-Formate. Wer DOCX, XLSX und PPTX verwendet, findet bei ONLYOFFICE eine Umgebung, die diese Formate ausdrücklich unterstützt.

Auch die Benutzeroberfläche dürfte vielen Microsoft-Nutzern bekannt vorkommen. Die Programme arbeiten mit Registerkarten und mehreren Dateien in einem Fenster. Das kann den Umstieg erleichtern.

Dazu kommen Funktionen, die man bei einer kostenlosen Desktop-Suite nicht unbedingt erwartet. ONLYOFFICE bietet unter anderem einen PDF-Editor, Formulare, Tabellenfunktionen, Diagramme und Makros.

Ein weiterer Vorteil ist die Plattformvielfalt. Windows, macOS und Linux werden unterstützt.

Nachteile von ONLYOFFICE

Der wichtigste Punkt liegt weniger bei den grundlegenden Office-Aufgaben als bei sehr speziellen Anforderungen.

Microsoft Office ist die Software, für die viele Unternehmen ihre Vorlagen, Arbeitsabläufe und Automatisierungen aufgebaut haben. Besonders bei komplexen Excel-Dateien oder VBA-Lösungen kann deshalb die direkte Arbeit mit Microsoft Excel relevant sein.

Auch wenn ONLYOFFICE eine hohe Kompatibilität mit DOCX, XLSX und PPTX bietet, bedeutet das nicht automatisch, dass jedes komplexe Microsoft-Dokument bis ins kleinste Detail identisch dargestellt wird. Bei einfachen Dokumenten fällt das häufig kaum auf. Bei besonders umfangreichen Dateien sollte man wichtige Dokumente vor einem Wechsel testen.

Ein weiterer Unterschied betrifft die Zusammenarbeit. ONLYOFFICE kann mit verschiedenen Cloud-Plattformen verbunden werden und unterstützt gemeinsame Bearbeitung. Das hängt jedoch von der eingesetzten Cloud- oder Serverlösung ab.

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Word vs. ONLYOFFICE Document Editor

Für normale Textdokumente sind die Unterschiede oft überschaubar.

Briefe, Bewerbungen, Rechnungen, Anleitungen oder einfache Dokumente lassen sich mit beiden Lösungen erstellen.

Funktion	Microsoft Word	ONLYOFFICE Document Editor
Texte und Formatierung	Ja	Ja
Tabellen	Ja	Ja
Bilder und Formen	Ja	Ja
Inhaltsverzeichnisse	Ja	Ja
Kopf- und Fußzeilen	Ja	Ja
DOCX	Ja	Ja
PDF-Ausgabe	Ja	Ja
Vorlagen	Ja	Ja
Seriendruck	Ja	Ja
Zusammenarbeit	Über Microsoft 365	Über unterstützte Cloud-Lösungen
Offline-Nutzung	Ja	Ja

ONLYOFFICE unterstützt umfangreiche Formatierungsfunktionen, Inhaltsverzeichnisse, Lesezeichen und Seriendruck. Auch DOCX wird direkt unterstützt.

Für ein normales Word-Dokument ist ein Wechsel daher grundsätzlich gut vorstellbar.

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Excel vs. ONLYOFFICE Spreadsheet Editor

Bei Tabellen wird der Vergleich etwas interessanter.

Eine einfache Haushaltsplanung ist kein Problem. Auch Listen, Berechnungen, Diagramme und viele typische Excel-Aufgaben lassen sich mit ONLYOFFICE erledigen.

ONLYOFFICE nennt mehr als 400 Funktionen und Formeln sowie Unterstützung für Diagramme, benannte Bereiche und Makros.

Bereich	Microsoft Excel	ONLYOFFICE Spreadsheet Editor
Tabellen und Berechnungen	Ja	Ja
Formeln	Sehr umfangreich	Umfangreich
Diagramme	Ja	Ja
XLSX	Ja	Ja
CSV	Ja	Ja
Makros	VBA	Unterstützt
Pivot-Auswertungen	Ja	Ja
Datenanalyse	Sehr umfangreich	Umfangreich
Zusammenarbeit	Microsoft 365	Über Cloud-Integration
Komplexe Unternehmensdateien	Sehr verbreitet	Vorher testen

Gerade bei Excel sollte man jedoch genauer hinschauen, wenn Sie bereits umfangreiche Dateien besitzen.

Eine einfache Tabelle ist schnell ersetzt. Eine Arbeitsmappe mit vielen Formeln, Makros, speziellen Verknüpfungen und Unternehmensvorlagen ist etwas anderes.

Hier empfiehlt es sich, einige Ihrer tatsächlich verwendeten Dateien mit ONLYOFFICE zu testen, bevor Sie Microsoft Excel vollständig ersetzen.

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PowerPoint vs. ONLYOFFICE Presentation Editor

Auch bei Präsentationen sind die Unterschiede bei einfachen Aufgaben häufig klein.

Bilder, Texte, Formen, Diagramme und verschiedene Layouts können mit beiden Programmen erstellt werden.

Bereich	Microsoft PowerPoint	ONLYOFFICE Presentation Editor
Präsentationen erstellen	Ja	Ja
PPTX	Ja	Ja
Bilder und Formen	Ja	Ja
Diagramme	Ja	Ja
Vorlagen	Ja	Ja
Animationen	Ja	Ja
Präsentationsmodus	Ja	Ja
Zusammenarbeit	Microsoft 365	Über Cloud-Integration
Sehr komplexe PowerPoint-Dateien	Breite Kompatibilität	Vorher testen

Für eine einfache Präsentation im privaten Bereich dürfte ONLYOFFICE für viele Anwender vollkommen ausreichen.

Bei geschäftlichen Präsentationen mit umfangreichen Vorlagen, speziellen Animationen oder festgelegten Unternehmensstandards lohnt sich dagegen ein vorheriger Test.

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Die wichtigsten Vor- und Nachteile im Überblick

	Microsoft Office	ONLYOFFICE
Vorteile	Sehr weit verbreitet	Kostenlos
	Umfangreiche Funktionen	Open Source
	Sehr gute Integration mit Microsoft 365	Gute Unterstützung von DOCX, XLSX und PPTX
	OneDrive, Teams und weitere Dienste	Windows, macOS und Linux
	Sehr umfangreiche Excel-Funktionen	PDF-Editor integriert
	Große Verbreitung in Unternehmen	Offline nutzbar
Nachteile	Microsoft 365 kostet regelmäßig Geld	Weniger verbreitet
	Office 2024 erhält keine neuen Funktionen	Bei komplexen Microsoft-Dateien vorher testen
	Teilweise großer Funktionsumfang	Zusammenarbeit hängt stärker von der eingesetzten Plattform ab
	Starke Bindung an das Microsoft-Ökosystem	Nicht jede Microsoft-Spezialfunktion wird identisch umgesetzt

Für wen eignet sich Microsoft Office?

Microsoft Office beziehungsweise Microsoft 365 passt besonders dann gut in den Alltag, wenn Sie regelmäßig mit anderen Personen zusammenarbeiten und dabei Microsoft-Produkte bereits eine Rolle spielen.

Das betrifft beispielsweise Unternehmen, Arbeitsgruppen oder Nutzer, die OneDrive, Teams, Outlook und andere Microsoft-Dienste verwenden.

Auch bei sehr umfangreichen Excel-Dateien, bestehenden VBA-Makros oder speziellen Unternehmensvorlagen kann die direkte Nutzung von Microsoft Office sinnvoll sein.

Microsoft 365 bietet darüber hinaus laufende Funktionsupdates und Cloud-Dienste.

Für wen eignet sich ONLYOFFICE?

ONLYOFFICE ist vor allem interessant, wenn Sie eine kostenlose Office-Lösung suchen und trotzdem regelmäßig mit Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien arbeiten.

Ein Brief, eine Haushaltsrechnung oder eine Präsentation sind damit problemlos möglich. Auch umfangreichere Aufgaben lassen sich bearbeiten.

Interessant ist ONLYOFFICE außerdem für Nutzer, die Windows, macOS oder Linux verwenden und ihre Office-Programme lokal installieren möchten. Die Desktop-Version funktioniert auch offline.

Für viele private Nutzer ist damit bereits ein großer Teil des täglichen Office-Bedarfs abgedeckt.

Lohnt sich der Wechsel zu ONLYOFFICE?

Das lässt sich nicht pauschal beantworten.

Wer bisher Microsoft Office verwendet und eigentlich nur Word, Excel und PowerPoint für alltägliche Aufgaben benötigt, kann ONLYOFFICE durchaus einmal ausprobieren. Die Desktop-Version ist kostenlos und lässt sich neben bestehenden Office-Installationen testen.

Anders sieht es aus, wenn Sie jeden Tag mit komplexen Excel-Arbeitsmappen arbeiten, viele VBA-Makros verwenden oder auf eine bestimmte Microsoft-365-Umgebung angewiesen sind. Dann sollte ein Wechsel vorher gründlich getestet werden.

Gerade bei Office-Programmen entscheidet deshalb nicht nur der Preis.

Entscheidend ist, was Sie tatsächlich mit Ihren Dateien machen.

Fazit

Microsoft Office und ONLYOFFICE verfolgen teilweise unterschiedliche Ansätze.

Microsoft setzt auf ein umfangreiches Ökosystem mit Microsoft 365, Cloud-Diensten und einer sehr breiten Verbreitung. ONLYOFFICE bietet dagegen eine kostenlose Desktop-Suite mit starkem Fokus auf die Microsoft-Office-Formate und zusätzlicher PDF-Unterstützung.

Für viele alltägliche Aufgaben kann ONLYOFFICE eine interessante Alternative sein.

Wer hingegen auf spezielle Excel-Funktionen, bestehende Unternehmensabläufe oder die enge Verbindung mit Microsoft 365 angewiesen ist, sollte genau prüfen, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden.

Am einfachsten ist es oft, nicht sofort alles umzustellen.

Installieren Sie ONLYOFFICE, öffnen Sie Ihre wichtigsten Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien und arbeiten Sie ein paar Tage damit. Dann merken Sie ziemlich schnell, ob Ihnen etwas fehlt oder ob Sie eigentlich viel weniger Funktionen benötigen, als Sie bisher gedacht haben.