Microsoft Teams im kleinen Unternehmen: Wann lohnt sich der Einsatz?

Microsoft Teams wird häufig mit großen Unternehmen, vielen Mitarbeitern und langen Videokonferenzen verbunden. Dabei kann Teams auch für kleine Unternehmen interessant sein. Gerade dort, wo mehrere Personen an Kunden, Aufträgen, Projekten oder internen Aufgaben arbeiten, kann ein zentraler digitaler Arbeitsplatz vieles übersichtlicher machen.

Dabei geht es gar nicht darum, möglichst viele Funktionen von Microsoft Teams zu verwenden. Der eigentliche Vorteil liegt darin, dass Kommunikation, Dateien, Besprechungen und Zusammenarbeit an einem zentralen Ort zusammengebracht werden können.

Warum Teams auch für kleine Unternehmen interessant sein kann

In einem kleinen Unternehmen kennt zwar jeder jeden. Genau deshalb entsteht aber schnell eine andere Art von Problem: Viele Informationen werden über unterschiedliche Wege verteilt.

Eine Frage kommt per E-Mail, die nächste Nachricht über einen Messenger, ein Dokument liegt auf dem Computer eines Mitarbeiters und die Ergebnisse eines Gesprächs stehen irgendwo in einer weiteren E-Mail.

Solange nur wenige Vorgänge gleichzeitig laufen, funktioniert das vielleicht noch. Mit wachsender Zahl an Kunden und Aufgaben wird es allerdings schwieriger, den Überblick zu behalten.

Teams kann hier einen gemeinsamen Ort schaffen. Gespräche können thematisch organisiert werden, Dateien lassen sich innerhalb von Teams bereitstellen und Besprechungen können direkt über die Plattform durchgeführt werden.

Es geht nicht darum, WhatsApp einfach durch Teams zu ersetzen

Ein wichtiger Punkt wird bei der Einführung von Teams gerne übersehen: Teams ist kein Selbstzweck.

Nicht jedes kleine Unternehmen braucht zehn verschiedene Teams, zwanzig Kanäle und unzählige Benachrichtigungen. Das kann im schlimmsten Fall sogar dazu führen, dass die Kommunikation komplizierter statt einfacher wird.

Sinnvoll ist Teams vor allem dann, wenn bestimmte Abläufe regelmäßig wiederkehren und mehrere Personen daran beteiligt sind. Dann kann es helfen, diese Informationen dauerhaft an einer Stelle zu bündeln.

Die Frage sollte deshalb nicht lauten: „Was kann Teams alles?“ Viel sinnvoller ist die Frage: „Wo verlieren wir aktuell Zeit, Informationen oder den Überblick?“

Beispiel 1: Kundenanfragen besser organisieren

Nehmen wir ein kleines Unternehmen mit fünf Mitarbeitern. Ein Kunde fragt per E-Mail nach einem Angebot. Anschließend wird intern Rücksprache gehalten, jemand prüft Preise, ein anderer Mitarbeiter erstellt das Dokument.

Ohne klare Struktur können dabei schnell mehrere E-Mails entstehen. Vielleicht wird sogar eine Datei mehrfach gespeichert und bearbeitet.

Mit Teams könnte der Vorgang beispielsweise in einem passenden Bereich des Unternehmens organisiert werden. Die beteiligten Personen sehen die Kommunikation, können relevante Dokumente gemeinsam bearbeiten und müssen Informationen nicht erst aus verschiedenen Postfächern zusammensuchen.

Der Vorteil ist weniger das einzelne Programm als die Tatsache, dass der Vorgang nachvollziehbarer wird.

Beispiel 2: Ein Auftrag von Anfang bis Ende

Auch bei einem normalen Kundenauftrag kann Teams sinnvoll sein.

Ein Auftrag kommt rein, anschließend folgen Rückfragen, Terminplanung, Dokumente und möglicherweise mehrere interne Aufgaben. Gerade wenn mehrere Mitarbeiter daran beteiligt sind, ist es hilfreich, wenn alle Beteiligten denselben Informationsstand haben.

Ein eigener Bereich für den Auftrag oder das Projekt kann dafür sorgen, dass nicht jedes Detail über einzelne E-Mails verteilt wird.

Dabei können Dateien, Unterhaltungen und weitere Informationen direkt zusammengeführt werden. So bleibt der aktuelle Stand eines Vorgangs leichter nachvollziehbar.

Beispiel 3: Urlaubsplanung und interne Abstimmungen

Auch in sehr kleinen Unternehmen fallen regelmäßig organisatorische Aufgaben an. Wer ist nächste Woche im Urlaub? Wann findet die nächste Besprechung statt? Wer kümmert sich um eine bestimmte Aufgabe? Und welche Informationen müssen an das gesamte Team weitergegeben werden? Gerade wenn mehrere Personen beteiligt sind, kann es schnell unübersichtlich werden.

Für solche Dinge kann ein zentraler Kommunikationsort hilfreich sein. Statt Informationen über mehrere E-Mails zu verteilen, können Ankündigungen und Absprachen an einem gemeinsamen Ort stattfinden. Das erleichtert nicht nur die tägliche Abstimmung, sondern verhindert auch, dass wichtige Informationen zwischen vielen einzelnen Nachrichten verloren gehen. Gleichzeitig können Mitarbeiter schneller sehen, welche Aufgaben anstehen und welche Kollegen gerade nicht verfügbar sind. Teams bietet dafür unter anderem Chat, Kanäle, Besprechungen und die Verbindung zu weiteren Microsoft-365-Werkzeugen.

Beispiel 4: Besprechungen ohne ständiges Hin und Her

Gerade bei kleinen Unternehmen ist nicht jeder Mitarbeiter dauerhaft im selben Büro.

Ein Mitarbeiter arbeitet im Homeoffice, ein anderer ist beim Kunden und der nächste sitzt im Büro. Für eine kurze Besprechung jedes Mal einen gemeinsamen Termin vor Ort zu finden, ist nicht immer praktisch.

Teams kann hier helfen, Besprechungen direkt digital durchzuführen. Je nach eingesetzten Funktionen können auch Bildschirmfreigaben, Aufzeichnungen oder automatische Zusammenfassungen genutzt werden.

Dadurch wird eine Besprechung nicht automatisch besser. Aber die Hürde, sich kurzfristig zusammenzuschalten, wird deutlich kleiner.

Beispiel 5: Gemeinsam an einem Dokument arbeiten

Ein Klassiker in vielen Unternehmen ist die Datei mit Namen wie:

Angebot_neu.xlsx

Dann kommt:

Angebot_neu_final.xlsx

Und irgendwann liegt irgendwo noch:

Angebot_neu_final_final.xlsx

Gerade bei gemeinsam bearbeiteten Dokumenten kann das schnell unübersichtlich werden.

Teams ist eng mit Microsoft 365 verbunden. Dadurch können berechtigte Mitarbeiter gemeinsam an Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien arbeiten, ohne ständig verschiedene Dateiversionen per E-Mail weiterzugeben.

Gerade für kleine Teams kann das eine spürbare Erleichterung sein.

Beispiel 6: Neue Mitarbeiter einarbeiten

Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann mit einer zentralen Struktur einfacher werden.

Informationen über das Unternehmen, wichtige Dokumente, Ansprechpartner, interne Abläufe oder häufig benötigte Dateien müssen nicht auf fünf verschiedenen Rechnern verteilt sein.

Stattdessen können relevante Inhalte zentral bereitgestellt werden. Neue Mitarbeiter finden dadurch leichter die Informationen, die sie benötigen, und das Wissen bleibt stärker im Unternehmen, anstatt nur bei einzelnen Personen zu liegen.

Das ist besonders interessant für kleine Unternehmen, bei denen einzelne Mitarbeiter häufig sehr viel Wissen über bestimmte Abläufe besitzen.

Welche Vorteile hat ein kleines Unternehmen davon?

Der größte Vorteil ist wahrscheinlich die Übersichtlichkeit.

Informationen befinden sich nicht mehr zwangsläufig in einzelnen E-Mail-Postfächern oder auf verschiedenen Rechnern. Kommunikation und Dateien können stärker an den jeweiligen Themen und Projekten ausgerichtet werden.

Dazu kommen weitere Vorteile:

• Weniger E-Mail-Verkehr: Nicht jede interne Frage muss als separate E-Mail verschickt werden.
• Zentrale Zusammenarbeit: Gespräche, Dateien und Besprechungen können innerhalb einer gemeinsamen Arbeitsumgebung stattfinden.
• Bessere Nachvollziehbarkeit: Informationen bleiben eher dort, wo sie thematisch hingehören.
• Gemeinsames Arbeiten an Dateien: Word, Excel und PowerPoint können direkt in die Zusammenarbeit eingebunden werden.
• Arbeiten von verschiedenen Orten: Büro, Homeoffice und Außendienst lassen sich leichter miteinander verbinden.
• Bessere Skalierbarkeit: Eine Struktur, die bei fünf Mitarbeitern funktioniert, kann mit dem Unternehmen mitwachsen.
• Zentrale Verwaltung: Zugriffe und Berechtigungen können gezielt festgelegt werden.

Teams kann auch für sehr kleine Teams sinnvoll sein

Manchmal hört man den Satz: „Wir sind nur vier Leute. Dafür brauchen wir kein Teams.“

Das kann durchaus stimmen. Ein kleines Unternehmen, das kaum digitale Zusammenarbeit benötigt und die meisten Aufgaben persönlich erledigt, muss Teams nicht zwingend einsetzen.

Andererseits können gerade vier oder fünf Mitarbeiter stark davon profitieren, wenn Informationen nicht bei einzelnen Personen hängen bleiben.

Ein kleines Unternehmen hat meistens keine großen Abteilungen für Verwaltung, IT, Dokumentenmanagement oder Projektorganisation. Genau deshalb kann eine gut strukturierte gemeinsame Plattform interessant sein.

Es geht nicht darum, die Strukturen eines Konzerns nachzubauen. Es geht darum, eine einfache und passende Lösung für die tatsächlichen Arbeitsabläufe zu schaffen.

Zu viele Funktionen können zum Problem werden

Teams kann sehr viel. Genau das kann gleichzeitig eine Stärke und eine Schwäche sein.

Wer von Anfang an versucht, jede Funktion zu nutzen, macht die Arbeitsumgebung schnell unübersichtlich. Plötzlich gibt es zu viele Kanäle, zu viele Benachrichtigungen und mehrere Orte, an denen Informationen abgelegt werden.

Für ein kleines Unternehmen ist deshalb eine einfache Struktur häufig sinnvoller.

Ein Team für das Unternehmen, wenige klar benannte Kanäle und eine nachvollziehbare Ablage können schon ausreichen. Erst wenn tatsächlich neue Anforderungen entstehen, kann die Struktur erweitert werden.

Wann lohnt sich Microsoft Teams besonders?

Teams ist vor allem dann interessant, wenn mehrere Mitarbeiter regelmäßig gemeinsam an Aufgaben arbeiten, Dateien austauschen und Informationen benötigen.

Auch wenn Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten arbeiten, Kundenprojekte gemeinsam bearbeitet werden oder viele interne Abstimmungen stattfinden, kann Teams einen echten Mehrwert bieten.

Weniger interessant ist die Plattform dagegen für Unternehmen, bei denen fast alle Aufgaben von einer einzigen Person erledigt werden und nur sehr wenig interne Zusammenarbeit notwendig ist.

Wie bei jeder Software gilt deshalb: Nicht die Anzahl der Funktionen entscheidet, sondern der tatsächliche Bedarf.

Microsoft Teams ist kein Ersatz für klare Prozesse

Das ist vielleicht der wichtigste Punkt des gesamten Themas.

Teams kann eine schlechte Organisation nicht automatisch beheben.

Wenn niemand weiß, wo Dateien abgelegt werden sollen, wenn Zuständigkeiten unklar sind oder Informationen nicht sauber weitergegeben werden, wird auch Teams daran nichts ändern.

Die Software kann aber dabei helfen, klare Prozesse sichtbar und nachvollziehbar zu machen.

Genau darin liegt für kleine Unternehmen oft der größere Nutzen. Teams ist nicht einfach nur ein Chatprogramm. Richtig eingesetzt kann es ein gemeinsamer digitaler Arbeitsplatz für Kommunikation, Dateien und Zusammenarbeit sein.

Fazit: Teams kann auch im kleinen Unternehmen sinnvoll sein

Microsoft Teams ist längst nicht mehr nur ein Werkzeug für große Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern.

Auch kleine Unternehmen können profitieren, wenn Kommunikation, Dateien und Zusammenarbeit bisher über verschiedene Wege verteilt sind. Besonders bei Kundenprojekten, gemeinsamen Dokumenten, internen Abstimmungen und hybridem Arbeiten kann eine zentrale Struktur Zeit sparen und den Überblick verbessern.

Dabei muss Teams nicht kompliziert sein. Gerade kleine Unternehmen sollten darauf achten, nur die Funktionen und Strukturen zu verwenden, die im Alltag tatsächlich benötigt werden.

Wer das berücksichtigt, kann mit Teams einen digitalen Arbeitsplatz schaffen, der den Arbeitsalltag nicht komplizierter macht, sondern tatsächlich erleichtert.